會(huì)計(jì)檔案管理制度范本

會(huì)計(jì)檔案管理制度范本

第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，加強(qiáng)學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 財(cái)務(wù)處必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第三條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

第四條 每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管三年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)編制移交清冊(cè)，移交學(xué)院檔案室統(tǒng)一保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

移交學(xué)院檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案室人員應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第五條 保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

第六條 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)特點(diǎn)可分為永久、定期兩類。永久檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，不可銷毀;定期檔案根據(jù)保管期限分為10年、25年2類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，具體如下。

(一)需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告、年度財(cái)務(wù)決算、稅收年報(bào)(決算)。

(二)保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬(現(xiàn)金和銀行存款日記賬除外)和輔助賬簿;會(huì)計(jì)移交清冊(cè);各種會(huì)計(jì)憑證;各種完稅憑證;會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。

(三)保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管15年;銀行余額調(diào)節(jié)表;銀行對(duì)賬單;會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表。

第七條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第八條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由院辦檔案室同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位財(cái)務(wù)主管院長(zhǎng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由院辦檔案室和財(cái)務(wù)處共同派員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位財(cái)務(wù)主管院長(zhǎng)。

第八條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

第九條 按照電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的檔案，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和備份光盤(pán)同時(shí)保管。

第十條 學(xué)院因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十一條 基建項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給財(cái)務(wù)處，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十二條 移交會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

例2：會(huì)計(jì)檔案管理制度

一 總則

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行決策所需的重要資料，也是檢查各種責(zé)任事故的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、及時(shí),根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。

二 會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)

1、學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。經(jīng)財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)研究決定，學(xué)校財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)處辦室負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)處辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案和相關(guān)材料的保管。檔案室要具備防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

2、檔案管理員要做到會(huì)計(jì)檔案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

三 會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍

1. 會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證;

2. 會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

3. 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

4. 其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，具備保存條件的，應(yīng)同時(shí)將光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等作為會(huì)計(jì)檔案保存。

四 會(huì)計(jì)檔案的整理

財(cái)務(wù)處檔案管理員按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

1.會(huì)計(jì)憑證。

(1)按年立卷：每年將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，按每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫(xiě)齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

2.會(huì)計(jì)賬簿。

各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：

會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。

(2)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。

(3)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

(4)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

(5)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

3.會(huì)計(jì)報(bào)表。

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

五 會(huì)計(jì)檔案歸檔保管和移交

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由財(cái)務(wù)處各科室會(huì)計(jì)檔案臨時(shí)保管一個(gè)月,再移交財(cái)務(wù)處檔案員保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)財(cái)務(wù)處長(zhǎng)同意。財(cái)務(wù)處臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

1、財(cái)務(wù)處各科室每年形成的會(huì)計(jì)檔案都應(yīng)財(cái)務(wù)處檔案管理員按歸檔要求裝訂成冊(cè)，整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄。

2、一月之內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)務(wù)處科室保管(每月要向財(cái)務(wù)處檔案管理員交案卷目錄一份)，期滿一月的會(huì)計(jì)檔案、應(yīng)由財(cái)務(wù)處各科室移交清冊(cè)交財(cái)務(wù)處辦公室統(tǒng)一保管，財(cái)務(wù)處檔案管理員按期點(diǎn)收，財(cái)務(wù)處各科室可以自留一份檔案目錄和移交清冊(cè)。

3、移交會(huì)計(jì)檔案要有主管領(lǐng)導(dǎo)參加，清點(diǎn)后由主管領(lǐng)導(dǎo)及交接三方在移交清冊(cè)上簽名蓋章。

4、單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的交接雙方，應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

5、財(cái)務(wù)處檔案管理員對(duì)所保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”，并負(fù)責(zé)登記。

6、財(cái)務(wù)處檔案管理員接受保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原冊(cè)卷的裝封，如需拆封重新整理的，應(yīng)會(huì)同原財(cái)會(huì)人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

7、會(huì)計(jì)檔案一經(jīng)歸檔，其保管、借閱、銷毀均有財(cái)務(wù)處按檔案管理辦法執(zhí)行。

8、會(huì)計(jì)檔案的清點(diǎn)和檢查要每年進(jìn)行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應(yīng)處理的檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。

9、各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。

六 會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱

1、因工作需要調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，本單位人員須經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意，外單位人員要有正式介紹信，同時(shí)要經(jīng)本單位處長(zhǎng)及單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。無(wú)論本單位人員還是外單位人員，調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案必須填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記薄，要詳細(xì)登記調(diào)閱日期，調(diào)閱人員的姓名和工作單位，調(diào)閱理由、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等。審批人必須在借閱登記薄上簽名。

2、查閱會(huì)計(jì)檔案人員不得私自在會(huì)計(jì)檔案上勾、劃，不得私自拆散原卷冊(cè)，不得抽取更換，否則承擔(dān)法律責(zé)任。

3、調(diào)閱人員一般不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，需要復(fù)制的要經(jīng)過(guò)本單位處長(zhǎng)或校長(zhǎng)批準(zhǔn)方可復(fù)印，復(fù)印件必須加蓋我校公章方能生效。

4、經(jīng)批準(zhǔn)借閱的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)限定歸還的期限，并由會(huì)計(jì)檔案管理人員按期收回。

七 各種會(huì)計(jì)檔案保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

八 會(huì)計(jì)檔案的銷毀

1、財(cái)務(wù)處編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2、單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

3、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與有關(guān)單位共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由財(cái)務(wù)處和有關(guān)單位共同派員監(jiān)銷。

九 附則

1.本制度自2016年3月1日之日起實(shí)施，未涉及情況按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。

2.附表：財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表

注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限，按行政單位會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。

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