制定財(cái)務(wù)制度需要注意哪些要點(diǎn)(制定財(cái)務(wù)制度20條建議)

財(cái)務(wù)制度應(yīng)該怎樣制定?都需要制定哪些制度進(jìn)行管理?針對(duì)不同規(guī)模和處于不同發(fā)展階段的公司，財(cái)務(wù)制度的制定需要考慮的方向不同，制度太多會(huì)增加員工的抵觸情緒，而沒(méi)有制度將會(huì)大幅度增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。所以財(cái)務(wù)制度的制定，需要在這兩者之間尋找平衡，下面就一起來(lái)討論下制定財(cái)務(wù)制度需要注意的20個(gè)建議要點(diǎn)吧。

明確制定制度的目的

財(cái)務(wù)制度的制定，是為了明確各部門(mén)的分工和職責(zé)，對(duì)公司的各項(xiàng)工作進(jìn)行流程化、規(guī)范化的管理，對(duì)工作中的部分內(nèi)容提出可衡量的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)針對(duì)工作結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

制度并不是緊箍咒，而是為了疏通流程和降低風(fēng)險(xiǎn)，被限制的只是不合規(guī)的會(huì)為公司帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的行為。

根據(jù)公司的發(fā)展階段選擇制定哪些制度

公司所處的發(fā)展階段不同，經(jīng)營(yíng)的重心不同。一個(gè)初創(chuàng)企業(yè)，經(jīng)營(yíng)的重點(diǎn)還是要考慮怎樣活下去，那么太多的制度，會(huì)給員工增加額外的負(fù)擔(dān)，應(yīng)該拓展業(yè)務(wù)的時(shí)間可能都會(huì)花費(fèi)在內(nèi)部各種管理流程上，這樣顯然是不合理的。

如果是一個(gè)初創(chuàng)企業(yè)，業(yè)務(wù)本身體量不大、員工人數(shù)較少而且組織架構(gòu)也趨于扁平化，那么就需要抓住經(jīng)營(yíng)中的關(guān)鍵點(diǎn)制定制度，例如把控資金的進(jìn)出和資金計(jì)劃、合同的審批和管理等等。

當(dāng)企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)多元化發(fā)展，人員規(guī)模不斷上升，對(duì)于管理的關(guān)注度會(huì)上升，需要把控的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)會(huì)增加，需要更有體系的制定相關(guān)的制度，所有的制度最終會(huì)形成完成的公司內(nèi)部控制框架。

根據(jù)公司的業(yè)務(wù)復(fù)雜程度選擇制定哪些制度

有些公司雖然規(guī)模不大，但是業(yè)務(wù)線較多，而且不同的業(yè)務(wù)之間相差也比較大，這種情況，就需要在制定制度的時(shí)候考慮每條業(yè)務(wù)線的實(shí)際情況。

例如一家銷售公司，銷售的產(chǎn)品有自產(chǎn)產(chǎn)品和第三方產(chǎn)品，第三方的產(chǎn)品還分為兩種銷售方式，一種是從第三方購(gòu)進(jìn)再賣(mài)出，另一種是給第三方提供渠道進(jìn)行分銷，收取相關(guān)的傭金。針對(duì)采購(gòu)制度，采購(gòu)就會(huì)分為原材料和第三方產(chǎn)品，這兩種都屬于公司的供應(yīng)商，但實(shí)際上采購(gòu)的流程和賬期的控制以及庫(kù)存的風(fēng)險(xiǎn)都是不同的，在制度中需要加以區(qū)分。

這種業(yè)務(wù)的復(fù)雜性會(huì)增加制度制定的難度，需要在制度中更加全面地進(jìn)行考慮，針對(duì)不同的情況使用不同的管控方式。

制定制度的不止有財(cái)務(wù)部門(mén)

公司里應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)制定制度?首先要明白，制度的范圍很廣，不僅僅包含財(cái)務(wù)制度，還有人事管理制度、業(yè)務(wù)相關(guān)制度等等。那么不同的制度就要由不同的部門(mén)進(jìn)行制定。財(cái)務(wù)只負(fù)責(zé)制定財(cái)務(wù)相關(guān)的制度，同時(shí)會(huì)給業(yè)務(wù)相關(guān)制度中涉及財(cái)務(wù)的部分提出建議。

財(cái)務(wù)制度不止有付款報(bào)銷制度

一提到財(cái)務(wù)制度，可能首先想到的就是付款報(bào)銷制度，但財(cái)務(wù)制度實(shí)際上管控的不僅僅是這一項(xiàng)。財(cái)務(wù)制度可以劃分為財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部管理制度和外部管理制度。

財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部管理制度，主要是規(guī)范財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部的工作，對(duì)各崗位的職責(zé)加以區(qū)分，明確權(quán)責(zé)以及工作內(nèi)容，讓財(cái)務(wù)部整體運(yùn)轉(zhuǎn)更加順暢。包含：現(xiàn)金管理制度、印章使用及保管制度、檔案管理制度、資金管理制度等。

財(cái)務(wù)部外部管理制度，主要是對(duì)于業(yè)務(wù)流程中與財(cái)務(wù)直接相關(guān)的環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，降低公司經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。例如付款報(bào)銷制度、合同管理制度、應(yīng)收賬款管理制度、采購(gòu)制度、預(yù)算管理制度等等。

尋找業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制

制度的制定目的主要還是控制風(fēng)險(xiǎn)，那么就需要在業(yè)務(wù)流程中容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的點(diǎn)上用制度進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的管控。

怎樣尋找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)呢?可以整體梳理業(yè)務(wù)的流程，然后在流程中找出與財(cái)務(wù)有關(guān)系的點(diǎn)，以及存在權(quán)責(zé)劃分不清的點(diǎn)，這些都是容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的。與財(cái)務(wù)相關(guān)，通常意味著與錢(qián)有關(guān)，權(quán)責(zé)劃分不清，很可能出現(xiàn)舞弊的情況發(fā)生，都是存在高風(fēng)險(xiǎn)的情況。

舉個(gè)例子，采購(gòu)合同中可能涉及到庫(kù)存管理，假如出入庫(kù)都只有一個(gè)人負(fù)責(zé)，并沒(méi)有相關(guān)的復(fù)核程序，這種就屬于職責(zé)劃分不清，缺少?gòu)?fù)核人，無(wú)法保證出入庫(kù)的數(shù)量和金額準(zhǔn)確，也無(wú)法保證庫(kù)存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，存在庫(kù)管人員私自偷盜庫(kù)存產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)，這時(shí)就需要用制度明確職責(zé)劃分，補(bǔ)全缺少的管理環(huán)節(jié)，降低風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)制度與業(yè)務(wù)制度保持一致

財(cái)務(wù)的外部管理制度，是從業(yè)務(wù)流程中尋找關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制，這就需要財(cái)務(wù)在這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)上制定的制度與業(yè)務(wù)流程的制度保持一致，如果產(chǎn)生沖突或是引發(fā)了歧義，那么整個(gè)流程將無(wú)法執(zhí)行。

舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，采購(gòu)的產(chǎn)品入庫(kù)，財(cái)務(wù)制度中要求入庫(kù)當(dāng)天編制入庫(kù)單，將數(shù)據(jù)更新到庫(kù)存管理系統(tǒng)，并且拿到采購(gòu)發(fā)票遞交到財(cái)務(wù)部，但業(yè)務(wù)的采購(gòu)制度中提到發(fā)票由供應(yīng)商的財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具，會(huì)單獨(dú)進(jìn)行郵寄，所以發(fā)票和采購(gòu)商品不是同一時(shí)間到達(dá)，要求采購(gòu)人員在收到采購(gòu)發(fā)票后當(dāng)天遞交到財(cái)務(wù)部。顯然兩個(gè)制度對(duì)于采購(gòu)發(fā)票的相關(guān)規(guī)定產(chǎn)生了歧義，這時(shí)就需要調(diào)查實(shí)際采購(gòu)情況是怎樣的，是否可以避免發(fā)票與采購(gòu)產(chǎn)品不同步的問(wèn)題，然后依據(jù)解決方案來(lái)決定需要調(diào)整哪個(gè)制度來(lái)保證財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)制度的一致性。

制度制定之前，與管理層達(dá)成共識(shí)

制度能夠正常執(zhí)行的一大保證，就是得到管理層的支持，管理層的支持可以降低員工對(duì)于制度管理的抵觸情緒，這一點(diǎn)在初創(chuàng)企業(yè)尤為重要。

企業(yè)在成立之初都會(huì)有野蠻生長(zhǎng)的階段，所有的員工也適應(yīng)了企業(yè)中無(wú)序的更多依靠自發(fā)行為規(guī)范的環(huán)境，隨著企業(yè)的發(fā)展，管理層通常會(huì)萌生出對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)范性的需求，這時(shí)就會(huì)考慮建立各種制度和流程進(jìn)行管理。

如果管理層能夠支持制度的制定并且最大程度的支持制度的執(zhí)行，那么員工多數(shù)會(huì)聽(tīng)從管理層的決定，將日常的工作和流程按照制度進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化;反之，如果管理層不支持制度管理的方式，覺(jué)得制度是多余的，那么通常在這個(gè)企業(yè)中，各項(xiàng)制度會(huì)淪為一種形式。

不執(zhí)行的制度=沒(méi)制度

還有一些時(shí)候，管理層表面上支持制度的制定，但實(shí)際上又帶頭違反制度的規(guī)定，上行下效，制度最后就會(huì)淪為一種形式化的文檔，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的管控效果。

這種不執(zhí)行的制度，和沒(méi)制度沒(méi)有區(qū)別，公司依然缺少內(nèi)部管控的措施，風(fēng)險(xiǎn)依舊存在，而且隨著管控的失效，風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)越來(lái)越大。

所以不能僅僅滿足于制定了應(yīng)有的制度，要把重心放在怎樣保證制度能夠持續(xù)地執(zhí)行。

制度制定是否要嚴(yán)格，依據(jù)公司情況決定

有些企業(yè)的制度制定特別嚴(yán)格，例如提交付款和報(bào)銷流程必須提供什么樣的附件，必須按照格式填寫(xiě)付款單據(jù)，必須按照標(biāo)準(zhǔn)粘貼發(fā)票等等，這樣的規(guī)定通常是因?yàn)闃I(yè)務(wù)量大，為了方便財(cái)務(wù)部門(mén)處理和審批單據(jù)。

但各種必須，就將制度變得特別的死板，對(duì)于某些行業(yè)或是某些階段的企業(yè)，這種死板的制度并不適用。

例如一些行業(yè)變化快或是業(yè)務(wù)靈活性高的企業(yè)，需要在死板制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行一些變通，考慮一些例外的情況。假設(shè)付款制度規(guī)定必須見(jiàn)票才能付款，但有些供應(yīng)商是收到款項(xiàng)才能開(kāi)票，這時(shí)就可以提供合同以及入庫(kù)單或是結(jié)算單作為付款依據(jù);或是在預(yù)算管理制度中，增加預(yù)算外支出的審批流程，可以作為一種靈活處理的手段。

制度需要包括的最基本內(nèi)容

制度所對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)情況不同，但制度制定的目的是相同的，為了保證目的的實(shí)現(xiàn)，制度就需要包含一些最基本的內(nèi)容。

制度適用的場(chǎng)景，是適用于付款報(bào)銷、還是適用于合同審批和管理、還是適用于采購(gòu)，這個(gè)適用的場(chǎng)景需要明確。

制度涉及的部門(mén)以及部門(mén)的職責(zé)分工，適用的場(chǎng)景中，涉及哪些部門(mén)，每個(gè)部門(mén)在場(chǎng)景中承擔(dān)何種責(zé)任、應(yīng)盡哪些義務(wù)，這些需要在制度中進(jìn)行清晰劃分。

工作內(nèi)容和結(jié)果衡量的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)可以盡可能進(jìn)行量化。例如在合同管理制度中約定每個(gè)環(huán)節(jié)審批的時(shí)間限制，這樣就可以對(duì)工作的效率加以量化，方便對(duì)整個(gè)流程的效率和部門(mén)工作成果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

制度配套的流程，大多數(shù)的制度都會(huì)形成相應(yīng)的審批流程，需要將流程確定下來(lái)。場(chǎng)景中的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)需要幾個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)需要哪些部門(mén)哪些人進(jìn)行審核，不同部門(mén)的人審核的內(nèi)容是什么，不同的審批環(huán)節(jié)的權(quán)限有多大，這些都需要在流程中進(jìn)行確認(rèn)。

獎(jiǎng)懲條例，如果違反制度，會(huì)給公司帶來(lái)?yè)p失，那么違法制度的人或是部門(mén)，需要承擔(dān)何種責(zé)任;反之，如果行為對(duì)公司產(chǎn)生良性的影響，那么直接關(guān)系人需要給予合同獎(jiǎng)勵(lì)。這種明確的獎(jiǎng)懲條例，會(huì)給員工釋放一種積極的信號(hào)，告知大家怎樣的行為是有危害的，哪些行為是公司所鼓勵(lì)的。

如果嫌棄文字太單調(diào)，制度中的部分內(nèi)容可以用表單、圖表代替

如果制度的內(nèi)容全部都是文字，那么估計(jì)很難有人可以完整看完，理解起來(lái)也可能會(huì)產(chǎn)生歧義。

為了避免這類情況，制度中部分內(nèi)容可以用表單或是圖表進(jìn)行代替。例如各部門(mén)的職責(zé)權(quán)限就可以列表進(jìn)行描述;相關(guān)的流程用流程圖展示，更加清晰明了;相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)描述，也可以通過(guò)圖表讓大家快速理解和記憶。這種多樣的描述和展示，會(huì)讓閱讀人在短時(shí)間內(nèi)記住制度的重點(diǎn)，降低理解障礙。

同時(shí)對(duì)于制度中提到的表單，例如出入庫(kù)單、付款報(bào)銷審批單等等，可以在制度的最后設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)模板作為附件，方便各部門(mén)的工作。

制度制定不要過(guò)細(xì)

在制度制定的時(shí)候，還是需要控制公司整體制度的數(shù)量。制度太多，可能控制太細(xì)，反而會(huì)增加員工的工作難度和負(fù)擔(dān)，需要花費(fèi)大量時(shí)間去查閱相關(guān)制度。

在梳理整體的業(yè)務(wù)流程時(shí)，可以將一些特定環(huán)節(jié)的管理制度與流程制度進(jìn)行合并，這樣更方便進(jìn)行整體的管控，保證各項(xiàng)制度的一致性，也方便員工進(jìn)行查閱。例如整體采購(gòu)的環(huán)節(jié)包括供應(yīng)商的選擇、合同的簽訂、商品的驗(yàn)收入庫(kù)、提交付款申請(qǐng)，那么庫(kù)存管理的制度可以作為整體采購(gòu)制度的一部分，將兩個(gè)制度進(jìn)行合并，這樣采購(gòu)制度就更加完整，同時(shí)也降低了公司制度的數(shù)量。

細(xì)節(jié)管理可以用條例或是規(guī)范來(lái)代替制度

條例和細(xì)則相比制度，更像是制度中某一條款的解釋或是某種細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)。

假如公司目前開(kāi)展了一個(gè)新業(yè)務(wù)，新業(yè)務(wù)某些情況不適用現(xiàn)有的制度，但是新業(yè)務(wù)的不確定性很大，暫時(shí)不會(huì)單獨(dú)制定制度，這時(shí)就可以用條例或是規(guī)范來(lái)管控新業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。

還有一種情況是，制度中約定了獎(jiǎng)懲相關(guān)的條件，但是這些條件依據(jù)業(yè)務(wù)情況可能需要頻繁調(diào)整，那么獎(jiǎng)懲條件就可以形成單獨(dú)的條例作為制度的附件，每次調(diào)整只調(diào)整獎(jiǎng)懲條例，而非整體制度。

想要提升效率，流程中設(shè)置分級(jí)審批

有時(shí)候如果公司的部門(mén)太多，那么一個(gè)審批流程就可能過(guò)長(zhǎng)。同一個(gè)部門(mén)中，部門(mén)經(jīng)理審批后，部門(mén)總監(jiān)還需要審批，這樣無(wú)疑就拖長(zhǎng)了審批耗費(fèi)的時(shí)間。

如果想要提升效率，那么就需要給每個(gè)層級(jí)設(shè)置不同的權(quán)限，例如付款審批中，部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)總監(jiān)、公司總經(jīng)理權(quán)限是不同的，20萬(wàn)元以下經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理審批，流程就可以完結(jié)，20-50萬(wàn)需要增加部門(mén)總監(jiān)審批，50萬(wàn)以上需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批。這種分級(jí)審批可以在控制風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，最大限度縮短整個(gè)審批流程所需要的時(shí)間，提升工作效率。

制度的發(fā)布需要公告，必要的時(shí)候還需要增加培訓(xùn)

制度管控的是公司所有員工的行為，那么制度的發(fā)布同樣也要全員進(jìn)行公告，保證所有員工都知道公司有這項(xiàng)制度，特別關(guān)鍵的制度還需要對(duì)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行培訓(xùn)，保證涉及的部門(mén)都能夠理解制度、明確制度中的相關(guān)規(guī)定，所有部門(mén)對(duì)于制度達(dá)成一致，這樣才能保證制度順利執(zhí)行。

公司在發(fā)布績(jī)效考核制度的時(shí)候，需要對(duì)相關(guān)部門(mén)，特別是業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行培訓(xùn)。讓所有人知道自己的績(jī)效指標(biāo)是什么，指標(biāo)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)是什么，數(shù)據(jù)從何而來(lái)，考核的周期以及結(jié)果的評(píng)定，這種事前的培訓(xùn)有助于績(jī)效制度的施行，避免了后期因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不清晰產(chǎn)生矛盾。

嚴(yán)禁朝令夕改

朝令夕改這種情況在中小企業(yè)比較多，通常因?yàn)槔习宓膽?zhàn)略規(guī)劃或是思路不清晰，造成各種想法隨時(shí)變動(dòng)。但制度的朝令夕改，會(huì)降低制度的威懾性，無(wú)法引起員工的重視。也就沒(méi)辦法通過(guò)制度進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制，企業(yè)會(huì)向著無(wú)序的方向發(fā)展。

所以在制度制定前，與管理層反復(fù)進(jìn)行討論，并且根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行驗(yàn)證，這種充分的準(zhǔn)備會(huì)拉長(zhǎng)管理層思考的時(shí)間，一定程度上降低朝令夕改的可能性。

制度的調(diào)整要有依據(jù)

制度制定后并不是一成不變的，也會(huì)定期進(jìn)行調(diào)整，但調(diào)整需要有依據(jù)。

公司組織架構(gòu)的調(diào)整，會(huì)影響原有的審批流程，行業(yè)環(huán)境的變化，會(huì)影響制度中對(duì)于供應(yīng)商和客戶的一些規(guī)定，公司業(yè)務(wù)發(fā)展的情況會(huì)影響績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)，這些都是制度調(diào)整的依據(jù)。

制度可以根據(jù)公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況以及公司戰(zhàn)略和外部環(huán)境的變化調(diào)整，但不能依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心情調(diào)整。

檢查制度執(zhí)行情況

檢查制度執(zhí)行的情況，第一是保證制度在正常執(zhí)行，發(fā)揮著管控作用，而不是淪為一種形式;第二是保證制度的內(nèi)容符合目前公司的實(shí)際情況，不需要進(jìn)行調(diào)整。

檢查是為了確保制度這種內(nèi)控手段是有效的，這樣公司的風(fēng)險(xiǎn)才能有效的進(jìn)行控制，而制度沒(méi)有執(zhí)行或是制度不符合實(shí)際情況，相當(dāng)于電腦沒(méi)有安裝殺毒軟件或是殺毒軟件沒(méi)有升級(jí)，這樣會(huì)讓公司經(jīng)營(yíng)處于風(fēng)險(xiǎn)之中。

檢查的手段可以是內(nèi)部審計(jì)也可以是抽查，這種檢查不能事前進(jìn)行告知，防止有人刻意隱瞞真實(shí)情況，修改相關(guān)證據(jù)。

制度并非增加工作量，而是讓工作有章可循

有效的制度并不會(huì)增加各部門(mén)的工作量，而是將無(wú)序變成有序，讓工作有章可循，給員工明確的指引，降低溝通的成本，提升工作效率。

沒(méi)有制度的時(shí)候，如果一項(xiàng)工作不知道應(yīng)該找哪個(gè)部門(mén)支持，那么就需要憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷，可能同時(shí)需要詢問(wèn)兩三個(gè)部門(mén)來(lái)尋找負(fù)責(zé)人，但是有制度的情況下，制度明確規(guī)定這個(gè)業(yè)務(wù)這個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任部門(mén)是哪個(gè)，那么就可以直接去負(fù)責(zé)部門(mén)進(jìn)行溝通，降低了溝通成本，也節(jié)省了時(shí)間。

制度實(shí)際上是一種工作指引，告知員工業(yè)務(wù)中的每個(gè)環(huán)節(jié)需要找誰(shuí)，這種明確的權(quán)責(zé)劃分，也避免了事后推諉的情況發(fā)生，提高了部門(mén)之間的協(xié)同效應(yīng)。

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